Terms and Conditions for Electronic Communication 

West Coast Retina Consultants (“WCRC”) offers the following means of electronic communication: 

 

Risks of using electronic communication 

WCRC will use reasonable means to protect the security and confidentiality of information sent and received. However, because of the risks outlined below, WCRC cannot guarantee the 
security and confidentiality of electronic communications: 

  • Use of electronic communications can increase the risk of such information being disclosed to third parties. 

    Despite reasonable efforts to protect the privacy and security of electronic communication, it is not possible to completely secure the information. 

Employers and online services  may  have  a  legal  right  to  inspect  and  keep  electronic communications that pass through their system. 

Electronic  communications  can  introduce  malware  into  a  computer  system,  and  potentially damage or disrupt the computer, networks, and security settings. 

Electronic communications can be forwarded, intercepted, circulated, stored, or even changed without the knowledge or permission of WCRC or the patient. 

Even after the sender and recipient have deleted copies of electronic communications, back-up copies may exist on a computer system. 

Electronic communications may be disclosed in accordance with a duty to report or a court order. 

Email and text messages can more easily be misdirected, resulting in increased risk of being received by unintended and unknown recipients. 

Email and text messages can be easier to falsify than handwritten or signed hard copies. It is not feasible to verify the identity of the sender, or to ensure that only the recipient can read the message once it has been sent. 

 

Conditions of using electronic communication 

While WCRC will attempt to review and respond in a timely fashion to your electronic communication, WCRC cannot guarantee that all electronic communications will be reviewed and responded to within any specific time. Electronic communication will not be used for medical emergencies or other time-sensitive matters. 

If your electronic communication requires a response from WCRC and you have not received a response within a reasonable time period, it is your responsibility to follow up to determine whether the intended recipient received the electronic communication and when the recipient will respond. 

Electronic communication is not an appropriate substitute for in-person or over-the-telephone communication or clinical examinations, where appropriate, or for attending the Emergency Department when needed. You are responsible for following up and for scheduling appointments where warranted. 

Electronic communications may be made part of your medical record. Other individuals authorized to access the medical record, such as staff and billing personnel, may have access to those communications. 

WCRC may forward electronic communications to staff and those involved in the delivery and administration of your care. WCRC might use one or more forms of electronic communication to communicate with those involved in your care. WCRC will not forward electronic communications to third parties, including family members, without your prior written consent, except as authorized or required by law. 

WCRC is not responsible for information loss due to technical failures associated with your software or internet service provider. 

 

Instructions for using electronic communication 

Reasonably limit or avoid using an employer’s or other third party’s computer. 

Inform WCRC of any changes in email address, mobile phone number, or other account information necessary to communicate. 

Include in the message’s subject line an appropriate description of the nature of the communication (e.g. “appointment”), and your full name in the body of the message. 

Review all electronic communications to ensure they are clear, and that all relevant information is provided before sending to the physician. 

Take precautions to preserve the confidentiality of electronic communications, such as using screen savers and safeguarding computer passwords. 

Withdraw consent only by email or written communication to WCRC. 

If you require immediate assistance, or if your condition appears serious or rapidly worsens, you should not rely on electronic communication. Rather, you should call WCRC or take other measures as appropriate, such as going to the nearest Emergency Department. 

 

If you have questions about the terms and conditions of our electronic communication services, you can call our office at 604-875-1661 or email us at reception@retinavancouver.com.